Bei Fragen rund um Informationsverwaltung und Archivierung unterstützt das Staatsarchiv. Wenn eine Organisation Informationen professionell verwaltet, durchlaufen deren Unterlagen drei Phasen:
1. Laufende Ablage (bei der Schule): Sachbearbeitende arbeiten an Geschäften bis zu deren Abschluss,
2. Ruhende Ablage: Die Schule bewahrt sämtliche Geschäfte während der gesetzlichen oder internen Fristen auf,
3. Archiv: Mitarbeitende des Staatsarchivs bewerten, welche Geschäfte archivwürdig sind. Je nachdem kommen die Unterlagen ins Archiv oder werden vernichtet.
Dieser Lebenszyklus gilt sowohl für Informationen auf Papier als auch für elektronische Unterlagen.
Mehr Information finden Sie auch auf der Webseite «Wie Behörden Informationen verwalten». Sie enthält auch eine Anleitung zum Anbieten von nicht mehr benötigten Akten ans Staatsarchiv.
Kontaktperson beim Staatsarchiv für die kantonalen Maturitäts- und Berufsfachschulen ist Bernhard Stüssi:
Zur Etablierung einer koordinierten Geschäftsfallbearbeitung läuft das von der Staatskanzlei geleitete Projekt Geschäftsfallbearbeitung. Es betrifft die Schulen vorerst nicht, gibt aber eine Idee der angestrebten künftigen Entwicklung
